Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre
méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer
facilement et rapidement l’information recherchée.
- les ordres fondamentaux
: - les ordres dérivés :
classement alphabétique classement décimal
classement numérique classement chronologique
Classement thématique
classement géographique
Classement alphanumérique
- Norme : ensemble de règles alphabétiques qui ont été
normalisées.
- Rubrique : mot ou
groupe de mots constituant l’intitulé du document à classer.
- Mot directeur : façon de présenter une rubrique pour son classement.
- Renvoi : inscription supplémentaire d’une rubrique pour
renvoyer au mot directeur retenu, lorsqu’il y a
hésitation sur le choix de celui-ci.
Classement
alphabétique : Le
classement selon cet ordre est souvent délicat pour les dénominations comportant
plusieurs mots. En effet, il faut choisir dans chaque dénomination ou chaque
rubrique le mot directeur. Puis pour faciliter les recherches, il faut mettre le
mot directeur en évidence en indexant la dénomination.
Classement numérique L’ordre
numérique est basé sur la connaissance universelle de la suite naturelle
des nombres entiers. (Si l’alphabet est limité à 26 lettres, la suite naturelle
des nombres entiers est illimitée).
Classement
thématique ou idéologique : Le
classement idéologique se fait à l’aide d’un plan de classement, établi à
partir des documents à classer. Ceux-ci sont répartis par « sujet » ;
chaque sujet est divisé en sous-sujets, eux mêmes subdivisés, et
ainsi de suite.
classement
décimal La classification décimale repose sur le principe suivant
: entre 2 nombres
décimaux consécutifs de
même ordre, il est toujours possible d’intercaler 9 nombres décimaux
consécutifs.
Classement
chronologique Le classement chronologique consiste à classer les
documents dans l’ordre de la suite naturelle des dates : années,
mois, jours. Dans ce mode de classement, le document le plus
récent doit toujours être placé sur le dessus..
Classement
géographique Le classement géographique est basé sur la
connaissance des divisions et des subdivisions territoriales d’une
unité géographique : pays – ville – commune - département. Il est
souvent associé à un classement numérique ou alphabétique.
D- Classement
alphanumérique :
Le classement
alphanumérique consiste d’abord à répartir les documents dans des classes
alphabétiques préétablies, puis, à l’intérieur de celles-ci, de leurs attribuer,
selon leurs ordre d’arrivée, un numéro.
Dans chaque tranche de
classement alphabétique, un répertoire alphabétique succinct est donc
nécessaire, il figure en général sur un guide.
LES DIFFERENTS PROCEDES DU CLASSEMENT
1 Le classement des documents dans des dossiers : Les
documents sont placés dans couvertures cartonnées de résistance et de forme
variables. Le choix de celles-ci est fonction de la nature des documents à classer,
de la fréquence de leurs consultation et de la durée voulue de leurs conservation.
Ces couvertures qui protègent les documents et facilitent leur rangement,
sont des chemises, des classeurs ou des dossiers.
Les principaux types de
dossiers sont :
- les dossiers ordinaires - les chronos - les dossiers à perforation
- les dossiers à tirettes - les dossiers à sangle
Indexage : L’indexage d’un classement est l’indication visuelle
des tranches de classement ainsi que l’identification des documents (dossiers,
fiches…).
Pour indexer les dossiers,
on utilise :
- Les guides : ce sont des intercalaires en carton, métal ou
matière plastique. Ils sont de mêmes dimensions que les dossiers, mais portent
des dépassants où sont inscrites les mentions utiles au classement.
- Onglets fenêtres :
lorsque les guides ne portent pas de dépassants, on utilise des onglets à fenêtre de différentes dimensions
ou des papillons gommés.
Signalisation :
La signalisation est le moyen
visuel pour mettre en évidence certains caractères communs à un
groupe de dossiers. On distingue deux types de signalisation :
- Fixes : couleurs
des dossiers, case colorée,…
- Mobiles : onglet, cavalier…
les différents procédés du classement
A- Classement horizontal
Le classement horizontal
(ou à plat) consiste à empiler les documents les uns sur les autres, le dos
face à l’utilisateur.
A-2 Conditions d’utilisation :
Pour
les dossiers :
- le dos du dossier doit
être assez large pour recevoir les indications nécessaires. On peut utiliser
les dossiers à sangle, les boites de carton, les sous-dossiers.
- la consultation des
dossiers ne doit pas être très fréquente. Pour les documents seuls :
- document de très grand
format - fournitures de
bureau, etc. - imprimé
Classement debout : le
classement debout consiste à classer les dossiers ou les documents les uns
à coté des autres sur leur arête la plus petite ;le dos, se présentant verticalement
face à l’utilisateur.
Classement
vertical ordinaire :Le classement vertical ordinaire consiste à placer les
documents verticalement, les uns derrière les autres, ou les uns
à coté des autres, les dossiers reposants sur leur dos.
le classement
vertical suspendu Le classement vertical suspendu consiste à placer les
dossiers et les
documents dans des
chemises en carton fort, dites hamacs. Le classement vertical suspendu peut
être :
- à visibilité supérieure - à visibilité latérale
Classement suspendu
à visibilité supérieur Dans ce type de procédé, les hamacs sont équipés, sur
leur partie supérieure, d’une tringle métallique qui sert à leur
suspension. L’intitulé du dossier est inscrit :
- soit directement sur la
tringle métallique.
- soit sur une étiquette
placée dans une gaine transparente pour la protéger.
Classement verticale
suspendu à visibilité latérale Les hamacs de classement vertical suspendu à visibilité
latérale sont équipés, sur la partie visible face à l’utilisateur, d’une
bande métallique ou plastique.
L’archivage consiste à conserver des informations qui peuvent
devenir nécessaires soit à titre informatif, soit à titre de preuve, soit enfin
lors d’un contrôle de l’administration. Il permet d’assurer la pérennité de
l’information et la possibilité de la restituer ultérieurement.
B- Les objectifs
d’archivage: L’archivage peut répondre à trois objectifs
différents, selon la valeur des documents que l’on archive:
-Juridique :
concerne tous les documents qui portent sur la justification de droits à longue
ou courte échéance, exemple : conservation de contrats à des fins de preuve en
cas de litige avec le client et/ou le fournisseur, conservation des documents
comptables en cas de contrôle fiscal ;
- Administrative : ce
sont les documents dont l’organisme a besoin pour sa gestion ;
- Historique : pour la reconstitution d’événement survenu dans
l’organisme.